Kartą per ketvirtį mūsų įmonė organizuoja komandos išvyką. Tradicija, prasidėjusi nuo penkių žmonių startupo, išliko net kai tapome trisdešimties darbuotojų kolektyvu. Problema ta, kad išliko ir senas požiūris į transportą: „Kas turi automobilį – veža, kas neturi – prašo pavėžėti, kurą kompensuojam.”
Praėjusį pavasarį mūsų finansų direktorė Rasa padarė tai, ką moka geriausiai – paskaičiavo. Rezultatai privertė permąstyti ne tik išvykų logiką, bet ir kasdienę įmonės kultūrą.
Skaičiai, kurie nemeluoja
Štai kaip atrodė tipinė komandos išvyka į sodybą Molėtų rajone (30 žmonių, apie 100 km į vieną pusę):
Senasis modelis – asmeniniai automobiliai:
Taip pat skaitykite
- 8 automobiliai (vidutiniškai 3,75 žmogaus viename)
- Kuro kompensacija: 8 x 25 € = 200 €
- Parkavimas sodyboje: nemokamas, bet 8 vietos užimtos
- Koordinavimo laikas: apie 2 val. HR darbuotojo (kas su kuo važiuoja, kas ką paima)
- Paslėptos išlaidos: darbuotojų stresas, vėlavimai, nesusipratimai
Naujasis modelis – du mikroautobusai:
- 9 vietų mikroautobuso nuoma x 2 = apie 180 €
- Degalai: apie 70 €
- Bendra suma: 250 €
- Koordinavimo laikas: 30 min (visi į vieną vietą, vienu metu)
Skirtumas: +50 € naujojo modelio nenaudai. Bet palaukite.
Tai, ko nesimato Excel lentelėje
Rasa žengė toliau nei paprasta aritmetika. Ji įvertino ir tai, ko tradicinės ataskaitos neparodo.
Produktyvumo praradimas. Dieną prieš išvyką bent trys žmonės biure sprendžia logistiką vietoj savo darbo. „Ar galėtum paimti Tomą? Jis gyvena netoli tavęs.” „Mano mašinoje telpa tik keturi, kas paims penktą?” Smulkmenos, kurios suvalgo valandas.
Teisingumo problema. Tie, kurie vairuoja, negali atsipalaiduoti per renginį – žino, kad turės vežti atgal. Tie, kurie neturi automobilio, jaučiasi nepatogiai – nuolat kažko prašo. Subtili, bet reali įtampa.
Draudimo rizika. Kas nutinka, jei darbuotojas patenka į avariją važiuodamas į įmonės renginį savo automobiliu? Pilka zona, kurioje teisininkams nelabai patinka būti.
Integracija. Kai žmonės sėdi skirtinguose automobiliuose, komanda fragmentuojasi. Tie patys žmonės važiuoja kartu kiekvieną kartą. Naujokai nežino, prie ko prašytis. Mikroautobuse – visi kartu, pokalbiai maišosi, ryšiai formuojasi.
Mėnesinis eksperimentas
Rasa pasiūlė valdybai trijų mėnesių bandymą. Visos komandinės išvykos, mokymai ne biure ir klientų vizitai – tik su nuomojamu transportu. Jokių kuro kompensacijų, jokių asmeninių automobilių darbo reikalams.
Rezultatai po trijų mėnesių:
Finansai: Bendros transporto išlaidos sumažėjo 12%. Paradoksalu? Ne visai. Kuro kompensacijos buvo dosnios (0,15 €/km), nes niekas nenorėjo, kad darbuotojai jaustųsi išnaudojami. Su nuoma žinai tikslią kainą iš anksto.
Laikas: HR skyrius atgavo maždaug 8 darbo valandas per mėnesį. Tos valandos dabar skiriamos prasmingesniam darbui.
Pasitenkinimas: Anoniminiame tyrime 78% darbuotojų teigė, kad bendras transportas pagerina išvykų patirtį. 89% sakė, kad jaučiasi mažiau įpareigoti.
Kada apsimoka, o kada – ne
Būkime sąžiningi: ne kiekviena situacija reikalauja mikroautobuso. Rasa sukūrė paprastą sprendimų medį:
Nuomoti apsimoka:
- 6+ žmonės vyksta į tą pačią vietą
- Atstumas didesnis nei 50 km į vieną pusę
- Renginys trunka ilgiau nei 4 valandas (vairuotojai pavargsta)
- Svarbu, kad visi atvyktų vienu metu
- Alkoholis bus vartojamas (nėra dilemos, kas vairuos atgal)
Asmeniniai automobiliai tinka:
- Mažos grupės (2-4 žmonės)
- Trumpi atstumai mieste
- Lankstus grafikas (kiekvienas atvyksta ir išvyksta skirtingu metu)
- Darbuotojas vis tiek važiuoja ta kryptimi dėl asmeninių reikalų
Praktinė pusė: kaip organizuojame dabar
Mūsų naujasis procesas atrodo taip:
Savaitė prieš renginį: HR rezervuoja transportą per mikroautobusų nuoma Vilniuje paslaugą. Užtrunka 10 minučių – datos, vietos, automobilio dydis.
Diena prieš: Visiems išsiunčiamas vienas laiškas: „Susitinkame X vietoje Y valandą. Mikroautobusas lauks.”
Renginio dieną: Du savanoriai vairuotojai (rotacija kiekvieną kartą) paima mikroautobusus ir surenka komandą. Visi kartu – iš vienos vietos į kitą.
Po renginio: Vairuotojai grąžina transportą, pateikia sąskaitą. Viskas.
Psichologinis efektas
Yra dar vienas aspektas, kurio Rasa iš pradžių neįtraukė į skaičiavimus, bet kuris pasirodė svarbus: simbolika.
Kai įmonė sako „mes pasirūpinsime transportu”, tai reiškia daugiau nei logistiką. Tai žinutė darbuotojams – „jūs esate svečiai, mes organizuojame, jūs mėgaukitės.” Subtilu, bet žmonės tai jaučia.
Atvirkščiai, „susiorganizuokite patys ir atsiųskite čekius” sako: „Tai jūsų rūpestis, mes tik apmokėsime.” Irgi veikia, bet formuoja kitokią kultūrą.
Mažesnėms įmonėms
Ne visos įmonės turi trisdešimt darbuotojų ir reguliarias išvykas. Bet principas veikia ir mažesniu mastu.
Penkių žmonių startupo team building? Vienas devynvietis su vieta įrangai ir gėrimų šaltkrepšiui.
Šeimos verslas vyksta į parodą kitame mieste? Mikroautobusas vietoj dviejų automobilių – ir tėvai, ir vaikai, ir ekspozicijos medžiaga.
Advokatų kontora veža klientus į objekto apžiūrą? Profesionalesnis įspūdis nei keli privatūs automobiliai.
Grįžtant prie Rasos
Kai paklausiau, ar nesigaili pasiūliusi šį pokytį, ji nusijuokė: „Vienintelis dalykas, kurio gailiuosi – kad nepaskaičiavau anksčiau.”
Ir pridūrė mintį, kuri man įstrigo: „Mes, finansininkai, dažnai žiūrime tik į tiesiogines išlaidas. Bet tikros ekonomikos esmė – optimizuoti visumą, ne atskiras dalis. Kartais išleisti šiek tiek daugiau vienoje vietoje reiškia sutaupyti daug daugiau kitur.”
Transportas – tik vienas pavyzdys. Bet geras pavyzdys, nuo kurio galima pradėti.
